Zwrot wydatków dokumentujemy notą księgową

Nasza Spółka jest biurem rachunkowym. Składając sprawozdanie finansowe naszych klientów opłaciliśmy za nich opłatę sądową do Krajowego Rejestru Sądowego w wysokości 290 zł. Chcemy te koszty przerzucić na klientów. Czy powinniśmy to zrobić notą księgową? Jakie elementy powinna mieć ta nota? Czy koszty opłaty sądowej są dla nas kosztem uzyskania?

Mając na uwadze uregulowania krajowe, jak i unijne (art. 30 ustawy o VAT oraz art. 28 Dyrektywy Wspólnotowej) należy podkreślić, iż w przypadku gdy podatnik, działając we własnym imieniu, ale na rzecz osoby trzeciej, bierze udział w świadczeniu usług, przyjmuje się, że podatnik ten sam otrzymał i wyświadczył te usługi. Podmiot obciążający kontrahenta daną usługą nabytą we własnym imieniu, lecz na rzecz osoby trzeciej traktowany jest najpierw jako usługobiorca, a następnie jako usługodawca tej samej usługi. Jeżeli z umowy pomiędzy biurem rachunkowym a klientami wynika obowiązek złożenia sprawozdań finansowych i poniesienie opłat administracyjnych, to świadczenie to powinno zostać zakwalifikowane jako wynagrodzenie od klienta udokumentowane fakturą VAT. Zwrócić uwagę należy, iż zgodnie z ostatnim wyrokiem Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 8 listopada 2010 r. o sygn. akt I FPS 3/10 istnieje ryzyko, iż organy podatkowe będą traktowały refakturę opłaty sądowej jako usługę kompleksową do usługi złożenia sprawozdania finansowego w KRS. Zgodnie z wyrokiem ETS w sprawie C-572/07 stwierdził, że odrębne świadczenia, które mogą być wykonywane oddzielnie, a zatem które mogą oddzielnie prowadzić do opodatkowania lub zwolnienia, należy uważać za jednolitą czynność, jeżeli nie są od siebie niezależne. Jest tak na przykład w sytuacji, gdy można stwierdzić, że jedno lub więcej świadczeń stanowi świadczenie główne, a inne świadczenie lub świadczenia stanowią jedno lub więcej świadczeń pomocniczych dzielących los podatkowy świadczenia głównego. W szczególności dane świadczenie należy uważać za świadczenie pomocnicze w stosunku do świadczenia głównego, gdy dla klientów nie stanowi ono celu samego w sobie, lecz środek do korzystania na jak najlepszych warunkach z głównej usługi usługodawcy. Ponadto można również uznać, że jednolite świadczenie występuje w przypadku, gdy dwa lub więcej elementy albo dwie lub więcej czynności dokonane przez podatnika są ze sobą tak ściśle związane, że tworzą obiektywnie jedno niepodzielne świadczenie gospodarcze, którego rozdzielenie miałoby charakter sztuczny.

W praktyce jednak to na kliencie ciąży obowiązek uiszczenia opłaty od złożonego sprawozdania klienta i jego złożenie w KRS. Poniesienie opłaty za klienta stanowić będzie wówczas zwrot kosztów. Spółka występuje w roli pośrednika i otrzymany zwrot wydatków poniesionych na rzecz zleceniodawcy nie stanowi podstawy opodatkowania VAT, gdyż nie jest on w istocie wynagrodzeniem Spółki. Brak takiego elementu zwalnia zatem z obowiązku podatkowego i umożliwia by biuro rachunkowo zastosowało na potrzeby rozliczeń finansowych z kontrahentem not księgowych. Potwierdzenie prawidłowości tego stanowiska odnajdziemy przykładowo w interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 13 sierpnia 2010 r., nr IBPP1/443-427/10/AZb.