Przechowywanie wystawionych faktur w formie elektronicznej

Chcielibyśmy zrezygnować z drukowania i archiwizowania papierowych kopii faktur sprzedaży, gdyż jest to dla nas uciążliwe i kosztowne. Baza wystawionych faktur (wraz z ich treścią) jest przechowywana i dostępna w użytkowanym przez firmę programie informatycznym. Klientom dostarczamy papierowe oryginały faktur wraz z towarem i z tej formy rozliczeniowej na razie nie wycofujemy się. Jakie zatem musimy podjąć działania, aby rezygnacja z papierowych kopii faktur dla celów rozliczeń podatkowych i ustawy o rachunkowości była możliwa i bezpieczna do zastosowania przez naszą firmę?

Zasady przechowywania faktur wystawianych w formie elektronicznej reguluje rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (rozporządzenie z 17 grudnia 2010 r., Dz. U. nr 249, poz. 1661). Zgodnie z § 6 ww. rozporządzenia faktury elektroniczne są przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe , przy czym podatnik zobowiązany jest zapewnić: 1) autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego (autentyczność pochodzenia faktury to pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury, a przez integralność treści faktury rozumie się to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna ona zawierać); 2) łatwe ich odszukanie; 3) bezzwłoczny dostęp do faktur organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami.