Harmonogram czasu pracy przy równoważnym systemie czasu pracy

Pracownik jest zatrudniony w systemie równoważnego czasu pracy, w którym dobowa norma czasu pracy może zostać przedłużona do 12 godzin i jest równoważona krótszym dniem pracy innego dnia lub dniem wolnym od pracy. Zdarzają się sytuacje, że pracownik ma zaplanowaną pracę danego dnia w ilości 9 godzin jednak z powodów nieplanowanych nieobecności innych pracowników pracodawca musi dokonać zmiany w harmonogramie i nakazać pracownikowi pracę 12 godzin. Kiedy najpóźniej pracodawca może dokonać zmiany w harmonogramie, żeby godzin dodatkowo przepracowanych danego dnia nie traktować jako godzin nadliczbowych ale żeby zrównoważyć je godzinami wolnymi innego dnia w proporcji 1:1? Czy zapis o możliwości zmiany harmonogramu powinien znajdować się w regulaminie pracy?