Jakie wprowadzić indywidualny rozkład czasu pracy

Pracownik na własny wniosek ma indywidualny rozkład czasu pracy, który mówi o dobowej normie czasu wynoszącej 8 godzin oraz opisuje godzinę rozpoczęcia pracy "najpóźniej" o godzinie 8.40 a godzinę zakończenie "najpóźniej" o 16.40.

Chcę zapytać jakich sytuacji należy unikać aby nie została przekroczona dobowa norma czasu pracy? Pragnę dodać iż wspomniany pracownik sporadycznie pracuje w godzinach nadliczbowych. Obecnie zwrócił się ustnie do pracodawcy z zapytaniem o tymczasową zmianę czasu pracy ze względu na uczęszczanie na zabiegi fizjoterapeutyczne.